Procesų automatizavimas
Procesai, kurie juda be nuolatinio rankinio darbo
Sujungiame jūsų naudojamas sistemas, automatizuojame pasikartojančius veiksmus ir sukuriame darbo eigą, kurioje žmogus įsitraukia tada, kai iš tiesų reikalingas sprendimas ar kontrolė.
Mumis pasitiki
Užklausa ateina el. paštu
Darbuotojas nukopijuoja informaciją į CRM
Tada dalį duomenų perkelia į apskaitos ar ERP sistemą
Sukuria dokumentą
Informuoja kolegą
Atnaujina statusą
Paruošia ataskaitą
Kiekvienas atskiras žingsnis atrodo nedidelis, tačiau kartu jie sukuria daug pasikartojančio rankinio darbo.
Dažniausiai matome tas pačias problemas:
Informacija kopijuojama tarp kelių sistemų
Tie patys veiksmai atliekami kiekvieną dieną
Procesas priklauso nuo konkrečių darbuotojų
Statusai atnaujinami rankiniu būdu
Klaidos atsiranda perduodant informaciją
Darbuotojai turi prisiminti, ką ir kada reikia padaryti
Didėjantis klientų ar užsakymų kiekis reiškia daugiau administravimo
Vadovas apie problemą sužino tik tada, kai procesas jau sustojo
Problema dažniausiai nėra darbuotojų produktyvumas. Problema - pats procesas.
Automatizuojame visą darbo eigą, ne tik pavienį veiksmą.
Rezultatas
Vienas aiškus rezultatas
Paslaugos pabaigoje gaunate ne workflow diagramą ar automatizavimo prototipą.
Gaunate veikiantį automatizuotą procesą, integruotą į jūsų naudojamą aplinką. Procesas:
Priima informaciją
Patikrina duomenis
Atlieka reikiamus veiksmus
Perduoda informaciją tarp sistemų
Įtraukia žmogų, kai reikia sprendimo
Užfiksuoja rezultatą
Praneša apie klaidas ar išimtis
Tikslas - kad jūsų žmonėms nereikėtų atlikti darbo, kurį patikimai gali atlikti sistema.
Pradžia
Pradedame nuo vieno proceso
Nebūtina iš karto automatizuoti visos organizacijos.
Pirmajam projektui pasirenkame vieną procesą, kuriame:
Darbas dažnai kartojasi
Yra daug rankinių veiksmų
Naudojamos kelios sistemos
Procesas turi pakankamai aiškią pradžią ir rezultatą
Klaidos ar laukimas turi realią kainą
Rezultatą galima pamatuoti
Tada:
Išmatuojame
Suprojektuojame
Automatizuojame
Testuojame
Paleidžiame
Pamatuojame
Tik tada sprendžiame, ką verta automatizuoti toliau.
Tai leidžia pradėti nuo kontroliuojamos apimties ir neinvestuoti į didelį projektą prieš pamatant realų rezultatą.
Informacija juda automatiškai
Duomenys iš el. pašto, formų, CRM, ERP, apskaitos sistemos, dokumentų ar kitų šaltinių perduodami ten, kur jų reikia.
Žmogui nebereikia jų kopijuoti iš vienos sistemos į kitą.
Procesas vyksta vienoda logika
Sistema laikosi sutartų taisyklių:
Patikrina reikalingas sąlygas
Atlieka veiksmus
Fiksuoja rezultatą
Atnaujina sistemas
Informuoja atsakingus žmones
Procesas nebepriklauso nuo to, ar kažkas prisiminė atlikti kitą žingsnį.
Žmonės dirba su išimtimis, ne rutina
Ne viską verta automatizuoti.
Derybos, nestandartinės situacijos, sprendimai ir kontrolė lieka žmogui.
Pasikartojanti proceso dalis perduodama sistemai.
Augimas nebereikalauja proporcingai daugiau administravimo
Kai užsakymų, dokumentų ar užklausų kiekis auga, automatizuotas procesas gali apdoroti didesnę apimtį nepadidindamas rankinio darbo ta pačia proporcija.
01
Proceso modelį
Parodome:
Kaip procesas veikia šiandien
Kokie žingsniai automatizuojami
Kur lieka žmogaus sprendimas
Kokios sistemos dalyvauja
Kaip turi atrodyti būsima darbo eiga
Prieš programuodami sutariame, ką iš tikrųjų statome.
02
Veikiantį automatizavimą
Sukuriame:
Proceso logiką
Automatinius veiksmus
Duomenų perdavimą
Validacijas
Žmogaus patvirtinimo taškus
Reikalingus pranešimus
Automatinius statusų atnaujinimus
03
Integracijas su jūsų sistemomis
Jungiame jūsų jau naudojamus įrankius per:
API
Webhook’us
Duomenų bazes
Failų apsikeitimą
Kitus prieinamus integracijos kanalus
Jeigu standartinės integracijos nepakanka, galime kurti individualią.
Tikslas nėra pridėti dar vieną įrankį. Tikslas - sujungti tai, ką jau naudojate.
04
Klaidų valdymą
Automatizacija turi veikti ne tik tada, kai viskas vyksta idealiai.
Todėl projektuojame:
Duomenų validaciją
Pakartotinius bandymus
Klaidų logus
Perspėjimus
Išimčių nukreipimą žmogui
Saugaus proceso sustabdymo logiką
Sistema turi žinoti ne tik, ką daryti, bet ir ką daryti, kai kažkas nepavyksta.
05
Testavimą realiomis sąlygomis
Prieš pilną paleidimą testuojame procesą su realistiškais arba realiais duomenimis.
Tikriname:
Happy path
Kaip procesas veikia normaliomis sąlygomis.
Edge cases
Kas vyksta, kai trūksta duomenų, pasikeičia formatas ar atsiranda nestandartinė situacija.
Failures
Kas vyksta, kai nepasiekiama sistema, API grąžina klaidą ar veiksmo negalima užbaigti.
Human handoff
Kada ir kaip procesą perima žmogus.
06
Stebėjimą
Po paleidimo turime matyti, ar procesas veikia.
Priklausomai nuo sprendimo stebime:
Įvykdytus procesus
Klaidas
Nepavykusius veiksmus
Proceso trukmę
Automatizuotų atvejų dalį
Žmogaus įsitraukimo atvejus
07
Dokumentaciją ir perdavimą
Paaiškiname jūsų komandai:
Ką automatizacija daro
Kur ją stebėti
Kokias sistemas ji naudoja
Ką daryti atsiradus klaidai
Kur lieka žmogaus atsakomybė
Sprendimas neturi būti „juoda dėžė“, kurią supranta tik ją sukūręs programuotojas.
Kaip dirbame
Kaip vyksta projektas
Išmatuojame dabartinį procesą
01 ŽINGSNIS
Prieš automatizuodami suprantame, ką iš tikrųjų keičiame.
Vertiname:
Kiek kartų procesas vyksta
Kiek laiko jis reikalauja
Kiek žmonių jame dalyvauja
Kiek sistemų naudojama
Kur atsiranda laukimas
Kur atsiranda klaidos
Kokios yra dažniausios išimtys
Taip galime susitarti, kokį rezultatą turėtų duoti automatizavimas.
Suprojektuojame būsimą darbo eigą
02 ŽINGSNIS
Atskiriame:
Automatinius veiksmus
Verslo taisykles
Žmogaus sprendimus
Išimtis
Integracijas
Kontrolės taškus
Prieš pradėdami kūrimą jūs matote, kaip turėtų veikti būsimas procesas.
Sukuriame ir integruojame
03 ŽINGSNIS
Parenkame technologiją pagal proceso poreikius.
Tai gali būti:
Workflow automatizavimo platforma
API integracija
Individualus backend servisas
Duomenų apdorojimo komponentas
DI modelis
Kelių technologijų kombinacija
Technologija yra įgyvendinimo priemonė, ne pats produktas.
Paleidžiame kontroliuojamą pilotą
04 ŽINGSNIS
Neskubame kritinio proceso iš karto paleisti visa apimtimi.
Pirmiausia tikriname sprendimą kontroliuojamomis sąlygomis. Tai leidžia:
Surasti išimtis
Patikrinti duomenų kokybę
Įvertinti realų naudojimą
Koreguoti proceso logiką
Sumažinti production paleidimo riziką
Paleidžiame realiame procese
05 ŽINGSNIS
Kai pagrindiniai scenarijai patikrinti, automatizavimą perkeliame į realią darbo eigą.
Stebime jo veikimą ir klaidas.
Pamatuojame rezultatą
06 ŽINGSNIS
Vertiname, kaip procesas pasikeitė.
Priklausomai nuo situacijos matuojame:
Sutaupytą darbuotojų laiką
Sumažėjusį rankinių veiksmų skaičių
Automatizuotų atvejų dalį
Trumpesnį proceso ciklą
Mažesnį klaidų skaičių
Greitesnį atsakymo laiką
Mažesnį perdavimų tarp sistemų skaičių
Vieno apdoroto užsakymo, dokumento ar užklausos kaštą
Sprendžiame, ką verta automatizuoti toliau
07 ŽINGSNIS
Tik turėdami realų rezultatą sprendžiame, ar verta:
Plėsti procesą
Automatizuoti kitą jo dalį
Prijungti papildomas sistemas
Pereiti prie kito proceso
Įsitraukimas
Kiek jūsų komandai reikės įsitraukti?
Jūsų komanda žino verslo procesą.
Milios rūpinasi jo technologiniu įgyvendinimu.
Iš jūsų pusės
Dažniausiai reikia:
Proceso savininko
Vieno ar kelių žmonių, kurie procesą vykdo kasdien
Prieigų prie reikalingų sistemų
IT atstovo, jei integracija susijusi su vidinėmis sistemomis
Grįžtamojo ryšio testavimo metu
Iš Milios pusės
Mes atliekame:
Proceso analizę
Būsimos darbo eigos projektavimą
Technologijos parinkimą
Automatizavimo kūrimą
Integracijas
Testavimą
Klaidų valdymo projektavimą
Paleidimą
Stebėjimą
Dokumentaciją
Jūsų komanda suteikia proceso žinias. Mes pastatome ir paleidžiame sprendimą.
Principas
Ne viskam reikia dirbtinio intelekto
Vienas svarbiausių mūsų principų - nenaudoti DI ten, kur jo nereikia.
Jeigu procesas turi aiškias taisykles ir struktūruotus duomenis, patikimesnis sprendimas dažnai yra klasikinė automatizacija.
DI naudojame tada, kai sistemai reikia:
Suprasti laisvos formos el. laišką
Analizuoti dokumentą
Klasifikuoti informaciją
Interpretuoti kontekstą
Generuoti turinį
Paruošti sprendimo pasiūlymą
Pavyzdžiui:
El. laiško gavimas
DI supranta, apie ką jis
Sistema ištraukia reikalingus duomenis
Patikrina juos pagal verslo taisykles
Atnaujina CRM ar ERP
Jeigu situacija nestandartinė - perduoda žmogui
DI tampa proceso dalimi, o ne pačiu procesu.
Esami įrankiai
Automatizacija neturi reikšti dar vienos sistemos
Dažnai geriausias automatizavimas yra tas, kurio darbuotojas beveik nepastebi.
Jeigu šiandien komanda dirba su šiais įrankiais, nebūtinai reikia viską pakeisti. Dažnai galima sujungti esamus įrankius ir automatizuoti veiksmus tarp jų.
Gmail
Outlook
CRM
ERP
Apskaitos sistema
Excel
Google Sheets
SharePoint
Vidinė verslo sistema
Mūsų tikslas nėra parduoti jums dar vieną platformą.
Tikslas - pašalinti nereikalingą darbą tarp jau naudojamų sistemų.
Pardavimai
Naujų užklausų surinkimą
Lead paskirstymą
Duomenų papildymą
CRM atnaujinimus
Follow-up priminimus
Pasiūlymų generavimą
Susitikimų santraukų perkėlimą į sistemas
Finansai ir administravimas
Sąskaitų duomenų nuskaitymą
Dokumentų apdorojimą
Informacijos perkėlimą į apskaitos sistemą
Patvirtinimo procesus
Periodines ataskaitas
Įspėjimus apie neatitikimus ar terminus
Klientų aptarnavimas
Užklausų klasifikavimą
Nukreipimą atsakingam žmogui
Informacijos surinkimą
Atsakymo juodraščio paruošimą
Statusų atnaujinimą
Informacijos paiešką vidinėse sistemose
Gamyba ir logistika
Užsakymų duomenų perdavimą
Tiekėjų ar vežėjų informacijos apdorojimą
Dokumentų generavimą
Statusų sinchronizaciją
Gamybos duomenų perdavimą
Atsargų informacijos atnaujinimą
Operacinių ataskaitų rengimą
Vidiniai procesai
Darbuotojų užklausas
Tvirtinimų srautus
Dokumentų generavimą
Informacijos perdavimą tarp skyrių
Ataskaitų ruošimą
Duomenų sinchronizavimą tarp sistemų
Technologijos
Technologiją parenkame pagal procesą
Nesame prisirišę prie vieno įrankio.
Workflow platformos
n8n, Make ar panašios platformos tinka, kai reikia greitai ir aiškiai valdyti integracijas ir darbo eigą.
API integracijos
Naudojame, kai svarbus didesnis patikimumas, kontrolė arba gilesnis sistemų sujungimas.
Individualus kodas
Kai procesas turi sudėtingą verslo logiką, didelį duomenų kiekį, specifinius saugumo ar patikimumo reikalavimus, kuriame individualius servisus.
DI modeliai
Naudojame ten, kur procesas susiduria su nestruktūrizuota informacija arba reikia suprasti kontekstą.
Procesas nustato technologiją, o ne technologija procesą.
Pavyzdys
Logistikos procesas
Logistikos procese darbuotojai gaudavo informaciją iš skirtingų šaltinių, ją apdorodavo rankiniu būdu, paskirstydavo ir perkeldavo į kitas sistemas.
Didžiausia problema nebuvo vienas konkretus veiksmas. Problema buvo visa grandinė.
Todėl automatizavimas apėmė:
Informacijos gavimą
Duomenų ištraukimą
Validaciją
Verslo logikos pritaikymą
Informacijos perdavimą į reikalingas sistemas
Žmogaus įtraukimą nestandartiniais atvejais
Rezultatas - ne pavienis „robotas“, o nuosekliai veikiantis procesas.
Pradedame nuo proceso
Pirmiausia turime suprasti, kaip turi veikti verslas.
Tik tada renkamės technologiją.
Automatizuojame daugiau nei vieną veiksmą
Mūsų tikslas nėra automatizuoti vieną mygtuko paspaudimą.
Žiūrime į visą darbo eigą ir informaciją tarp sistemų.
Projektuojame išimtis
Realūs procesai nėra idealūs.
Todėl projektuojame ne tik pagrindinį scenarijų, bet ir tai, kas vyksta, kai trūksta duomenų, sistema nepasiekiama arba reikia žmogaus sprendimo.
Deriname automatizaciją ir DI
Ten, kur pakanka taisyklės, naudojame taisyklę.
Ten, kur reikia konteksto supratimo, galime įtraukti DI.
Galime pereiti nuo no-code iki individualaus sprendimo
Jeigu standartinis workflow tampa per ribotas, galime kurti individualias API integracijas, backend servisus ar kitą reikalingą infrastruktūrą.
Ar reikia pradėti nuo didelio projekto?
Ne. Dažniausiai rekomenduojame pradėti nuo vieno proceso, kurio rezultatą galima aiškiai pamatuoti. Kai jis veikia realiomis sąlygomis, sprendžiame, ar verta automatizavimą plėsti.
Kiek trunka automatizavimo projektas?
Tai priklauso nuo proceso sudėtingumo, sistemų skaičiaus ir reikalingų integracijų. Prieš pradėdami sutariame konkrečią proceso apimtį, ką automatizuojame, kokias sistemas integruojame, kokius scenarijus testuojame, ką laikome sėkmingu rezultatu, projekto etapus ir pristatymo terminus. Taip prieš startą žinote, ką statome ir kada gausite rezultatą.
Ar pirmiausia reikia analizės?
Ne visada. Jeigu turite aiškiai apibrėžtą procesą ir žinote, ką norite pakeisti, galime iš karto vertinti automatizavimo projektą. Jeigu problema platesnė ir neaišku, nuo kurio proceso pradėti, pirmiausia rekomenduojame atlikti procesų ir automatizavimo galimybių analizę.
Ar galite integruotis su mūsų sistemomis?
Jeigu sistema turi API, webhook’us, duomenų bazės prieigą, failų apsikeitimą ar kitą integracijos būdą, dažniausiai galima rasti techninį sprendimą. Prieš pradėdami įvertiname integracijos galimybes ir apribojimus.
Kas atsitinka, jeigu automatizacija susiduria su klaida?
Tai projektuojame iš anksto. Priklausomai nuo proceso naudojame pakartotinius bandymus, klaidų logus, perspėjimus, proceso sustabdymą ir perdavimą žmogui. Kritiniuose procesuose automatizacija neturi tyliai tęsti darbo, jeigu rezultatas nepatikimas.
Ar mūsų darbuotojams reikės mokytis naujos sistemos?
Nebūtinai. Kur įmanoma, automatizaciją integruojame į jau naudojamus įrankius. Jeigu atsiranda naujas valdymo ar stebėjimo elementas, paruošiame komandą juo naudotis.
Ar galite prižiūrėti automatizaciją po paleidimo?
Taip. Galime stebėti veikimą, reaguoti į klaidas, prižiūrėti integracijas, atnaujinti logiką, optimizuoti procesą ir plėsti automatizavimą. Arba sprendimą perduodame jūsų komandai su reikalinga dokumentacija.
Turite procesą, kuriame žmonės šiandien dirba kaip integracija tarp sistemų?
Per pirmą pokalbį pasirinkime vieną konkretų procesą. Peržiūrėsime, kaip jis veikia šiandien, kur atliekamas rankinis darbas, kokios sistemos dalyvauja, ką būtų galima automatizuoti ir ar procesas tinkamas pirmam automatizavimo projektui. Jeigu matysime aiškią galimybę - pasiūlysime kitą žingsnį. Jeigu procesui automatizavimas netinka, pasakysime tai tiesiai.