Analizė ir pasirengimas
Sužinokite, kuriuos jūsų procesus verta automatizuoti - prieš investuojant į technologiją
Išanalizuojame, kaip šiandien veikia jūsų svarbiausi procesai, kur komanda praranda daugiausia laiko ir kur automatizavimas ar DI gali sukurti realią verslo vertę.
Mumis pasitiki
Problema atsiranda tada, kai reikia atsakyti į paprastus klausimus:
Kur automatizavimas duotų daugiausia naudos?
Ką verta spręsti pirmiausia?
Kur pakanka paprastos integracijos, o kur iš tikrųjų reikalingas DI?
Ar turime tinkamus duomenis?
Kiek sudėtingas būtų įgyvendinimas?
Ar investicija apskritai pagrįsta?
Pradėkite ne nuo DI įrankio. Pradėkite nuo proceso, kurį verta pagerinti.
Milios padeda į šiuos klausimus atsakyti prieš pradedant kurti.
Paslaugos rezultatas nėra teorinė DI strategija ar prezentacija apie technologijas.
Gaunate konkretų automatizavimo veiksmų planą, kurį galima naudoti priimant sprendimus ir planuojant įgyvendinimą.
01
Esamos situacijos žemėlapis
Parodome, kaip procesas veikia šiandien:
Kas jame dalyvauja
Kokios sistemos naudojamos
Kaip juda informacija
Kur atsiranda rankinis darbas
Kur informacija dubliuojama
Kur procesas stringa
Kur atsiranda klaidų ar laukimo
Tikslas - aiškiai suprasti problemą prieš siūlant technologiją.
02
Automatizavimo galimybių žemėlapis
Identifikuojame konkrečias vietas, kuriose galima:
Automatizuoti pasikartojančius veiksmus
Sujungti sistemas
Sumažinti rankinį duomenų suvedimą
Automatizuoti dokumentų ir el. laiškų apdorojimą
Panaudoti DI informacijos analizei ar sprendimų palaikymui
Įdiegti DI agentus
Sukurti individualų sprendimą
Ne kiekvienai problemai rekomenduojame DI.
Jeigu užduotį patikimiau, pigiau ir paprasčiau išsprendžia integracija, taisyklė ar esamos sistemos konfigūracija, rekomenduojame būtent tai.
03
Prioritetų matrica
Ne viską verta automatizuoti vienu metu.
Kiekvieną iniciatyvą vertiname pagal:
Potencialią verslo naudą
Proceso dažnį
Rankinio darbo apimtį
Klaidų poveikį
Įgyvendinimo sudėtingumą
Reikalingus duomenis
Integracijų poreikį
Riziką
Žmogaus kontrolės poreikį
Rezultate aiškiai matote:
Greiti laimėjimai
Kas gali būti įgyvendinta palyginti paprastai ir duoti greitą naudą.
Prioritetiniai projektai
Kur potenciali vertė didelė, bet reikalingas rimtesnis įgyvendinimas.
Vėlesni etapai
Kas gali būti prasminga ateityje, bet šiuo metu nėra prioritetas.
Ko nedaryti
Idėjos, kurių įgyvendinimo kaštas, sudėtingumas ar rizika šiuo metu nepateisina potencialios naudos.
04
Būsimo proceso schema
Svarbiausioms iniciatyvoms neapsiribojame rekomendacija „automatizuoti“.
Parodome, kaip procesas turėtų veikti po pakeitimo:
Žmogus → sistema → automatizavimas → DI → žmogaus kontrolė → rezultatas
Aiškiai atskiriame:
Ką toliau atlieka žmogus
Ką perima sistema
Kur naudojamas DI
Iš kur gaunami duomenys
Su kokiomis sistemomis reikalingos integracijos
Kur būtinas žmogaus patvirtinimas
Taip dar prieš programavimą galima suprasti, ką iš tikrųjų planuojame sukurti.
05
Įgyvendinimo roadmap
Parengiame rekomenduojamą veiksmų seką.
Matysite:
Nuo kurio proceso pradėti
Kokį sprendimą rekomenduojame
Kokių sistemų ar integracijų reikės
Kokie pagrindiniai techniniai apribojimai
Kokių duomenų reikės
Kokios yra pagrindinės priklausomybės
Ką galima testuoti pilotu
Kas logiškai turėtų sekti vėliau
Dar prieš analizės pradžią sutariame konkrečią apimtį ir galutinio pristatymo datą.
06
Sėkmės kriterijai
Prieš kuriant sprendimą sutariame, kaip vertinsime, ar pokytis pasiteisino.
Priklausomai nuo proceso tai gali būti:
Sumažėjęs rankinių veiksmų skaičius
Darbuotojų sutaupytas laikas
Trumpesnis proceso ciklas
Greitesnis atsakymo laikas
Mažiau klaidų
Mažesnis informacijos dubliavimas
Didesnis proceso pralaidumas
Kitas konkrečiam procesui svarbus rodiklis
Nenaudojame universalių ROI pažadų.
Ekonominį poveikį modeliuojame tik tada, kai turime tam reikalingus duomenis.
Rezultatas
Vienas aiškus rezultatas
Analizės pabaigoje gaunate Milios automatizavimo veiksmų planą.
Jame vienoje vietoje matote:
Kur esate dabar
Kur yra didžiausios proceso problemos
Ką galima automatizuoti
Kas sukurtų didžiausią vertę
Kaip turėtų atrodyti būsimas procesas
Nuo ko pradėti
Kaip įvertinsime rezultatą
Tai dokumentas, pagal kurį galima priimti sprendimą ir pradėti įgyvendinimą.
Įsitraukimas
Kiek jūsų komandai reikės įsitraukti?
Jūsų žmonės geriausiai žino, kaip procesas veikia realybėje.
Todėl analizės metu mums reikalingas jų kontekstas - bet ne jų laikas visam projektui.
Jūsų komanda
Padeda mums suprasti:
Kaip šiandien atliekamas darbas
Kokios sistemos naudojamos
Kokios yra dažniausios išimtys
Kur kyla problemos
Kokio rezultato siekiate
Paprastai dalyvauja proceso savininkas, procesą vykdantys darbuotojai ir, kai reikia, IT ar duomenų atstovas.
Milios
Mes atliekame:
Proceso analizę
Problemų struktūrizavimą
Automatizavimo galimybių paiešką
Technologinių alternatyvų vertinimą
Procesų modeliavimą
Prioritetizavimą
Būsimo proceso projektavimą
Įgyvendinimo roadmap parengimą
Rekomendacijų pristatymą
Jūsų komanda suteikia kontekstą. Analizę ir projektavimą atliekame mes.
Kaip dirbame
Kaip vyksta analizė
Suprantame verslo tikslą
01 ŽINGSNIS
Pirmiausia kalbamės apie problemą, o ne technologiją.
Išsiaiškiname:
Ką norite pagerinti
Kodėl tai svarbu
Kur šiandien jaučiamas didžiausias spaudimas
Kas šiame procese kainuoja daugiausia laiko ar pastangų
Koks rezultatas būtų vertingas verslui
Analizuojame realų procesą
02 ŽINGSNIS
Kalbamės ne tik su vadovais, bet ir su žmonėmis, kurie procesą vykdo kasdien.
Peržiūrime:
Darbo eigą
Sistemas
Dokumentus
Duomenų šaltinius
Integracijas
Rankinius veiksmus
Išimtis
Sprendimų priėmimo vietas
Dažnai būtent čia randame problemas, kurios vadovų lygmenyje nėra matomos.
Projektuojame galimus sprendimus
03 ŽINGSNIS
Vertiname, ką galima:
Pašalinti
Supaprastinti
Standartizuoti
Automatizuoti
Integruoti
Papildyti DI
Atskiriame klasikinį procesų automatizavimą nuo vietų, kur DI iš tikrųjų sukuria papildomos vertės.
Prioritetizuojame
04 ŽINGSNIS
Neužtenka surasti dešimt galimybių.
Turime nustatyti, nuo kurios verta pradėti.
Todėl vertiname potencialią naudą, sudėtingumą, duomenis, riziką ir priklausomybes.
Parengiame būsimo proceso modelį
05 ŽINGSNIS
Svarbiausioms iniciatyvoms parodome, kaip procesas galėtų veikti po pakeitimo.
Tai leidžia verslui ir technologijų komandai dar prieš kūrimą turėti vienodą supratimą apie būsimą sprendimą.
Pristatome veiksmų planą
06 ŽINGSNIS
Galutinio pristatymo metu aptariame:
Svarbiausias problemas
Identifikuotas galimybes
Prioritetus
Rekomenduojamus sprendimus
Būsimo proceso modelį
Įgyvendinimo seką
Rizikas
Sėkmės kriterijus
Ir kartu pasirenkame, koks turėtų būti kitas žingsnis.
Analizės eiga
Vertę pradedate gauti dar analizės metu
Nereikia laukti galutinės ataskaitos, kad pamatytumėte pirmąsias problemas. Analizės metu dalinamės svarbiomis įžvalgomis ir tikriname jas kartu su jūsų komanda.
Taip galutinis veiksmų planas nėra konsultanto teorija - jis remiasi realiu jūsų organizacijos procesu.
Pradžia
Nereikia pradėti nuo didelio DI projekto
Jeigu dar nesate tikri, ar DI verta diegti plačiai, dažnai geriausia pradėti nuo vieno aiškaus proceso.
Geras pirmasis kandidatas turi:
Aiškią pradžią
Aiškų rezultatą
Pasikartojančius veiksmus
Pakankamą darbo apimtį
Galimybę pamatuoti pokytį
Tik tada verta galvoti apie platesnį diegimą.
Įgyvendinti su Milios
Galime tęsti nuo analizės iki projektavimo, kūrimo, integracijų, diegimo ir komandos paruošimo.
Perduoti planą savo IT komandai
Gaunate pakankamai aiškų pagrindą tolimesniam techniniam projektavimui.
Pradėti nuo mažo piloto
Galime pirmiausia patikrinti vieną prioritetinę hipotezę prieš investuojant į didesnį sprendimą.
Nieko nediegti
Jeigu analizė parodo, kad potenciali nauda nepateisina sudėtingumo ar investicijos, rekomenduojame projekto nepradėti.
Mūsų tikslas nėra rasti vietą DI bet kokia kaina. Mūsų tikslas - rasti sprendimą, kurį apsimoka įgyvendinti.
Apimtis
Ką analizuojame
Analizė gali apimti:
Administracinius procesus
Duomenų suvedimą
Darbą tarp kelių sistemų
El. pašto apdorojimą
Dokumentų apdorojimą
Klientų aptarnavimą
Pardavimų procesus
Gamybos procesus
Logistiką
Operacijų valdymą
Ataskaitų ruošimą
Informacijos analizę
Vidinių žinių paiešką
Sprendimų priėmimo procesus
Naudojamas sistemas ir integracijas
Duomenų šaltinius
DI naudojimą organizacijoje
Darbuotojų pasirengimą pokyčiui
Saugos ir prieigų reikalavimus
Pavyzdys
Nuo išskaidyto gamybos proceso iki aiškios sistemos
Papildų gamintojo procesai buvo išskaidyti tarp Excel failų, užsakymų, atsargų ir apskaitos sistemos.
Prieš kuriant naują sprendimą pirmiausia išanalizavome:
Kaip juda kliento užsakymas
Kokie duomenys reikalingi gamybai
Kaip valdomos žaliavos ir atsargos
Kur atsiranda nurašymai
Kaip informacija perduodama apskaitai
Tada buvo suprojektuotas būsimas procesas ir jo valdymo logika - nuo užsakymo iki gamybos ir apskaitos integracijos.
Tik tada buvo pradėtas technologinis įgyvendinimas.
Principas paprastas: pirmiausia sutvarkome proceso logiką. Tik tada automatizuojame.
Tinkamumas
Kada ši paslauga tinkama?
Ši paslauga jums tinka, jei:
Žinote, kad dalis procesų neefektyvūs, bet nežinote nuo ko pradėti
Komandoje turite daug DI ir automatizavimo idėjų
Norite nustatyti, kurios iniciatyvos turi didžiausią potencialą
Planuojate didesnį automatizavimo projektą
Norite pagrįsti investiciją vadovybei
Prieš kūrimą norite suderinti verslo ir IT supratimą
Nenorite investuoti į technologiją vien todėl, kad ji šiuo metu populiari
Šios paslaugos greičiausiai nereikia, jei:
Jau turite labai aiškiai apibrėžtą nedidelę automatizavimo užduotį
Tiksliai žinote norimą sprendimą ir turite paruoštą techninę specifikaciją
Problema išsprendžiama paprasta esamos sistemos konfigūracija
Organizacijoje nėra žmogaus, galinčio paaiškinti analizuojamo proceso
Tokiu atveju galime iš karto vertinti konkretų įgyvendinimo projektą.
Pradedame nuo verslo problemos
Technologija nėra pradinis taškas.
Pirmiausia turime suprasti, ką norime pagerinti ir kodėl.
Žiūrime į visą procesą
Procesas nėra tik programinė įranga.
Vertiname kartu:
Žmones + procesą + duomenis + technologiją.
Ne visur siūlome DI
Jeigu patikimesnis sprendimas yra paprasta automatizacija ar integracija, pasakome tai tiesiai.
Galime ne tik rekomenduoti, bet ir įgyvendinti
Jeigu nusprendžiame tęsti, analizės metu suformuota logika pereina tiesiai į:
projektavimą → kūrimą → integracijas → testavimą → diegimą.
Nereikia kitai komandai iš naujo aiškinti viso verslo konteksto.
Sprendimas turi būti suprantamas verslui
Vadovas turi suprasti:
Ką keičiame
Kodėl keičiame
Kiek tai svarbu
Kaip tai turėtų veikti
Pagal ką vertinsime rezultatą
Kiek trunka analizė?
Trukmė priklauso nuo pasirinktos apimties. Vieno aiškiai apibrėžto proceso analizė yra gerokai trumpesnė nei kelių skyrių ar visos organizacijos procesų vertinimas. Prieš pradėdami sutariame, kokius procesus analizuosime, su kuo reikės pasikalbėti, kokius rezultatus pateiksime ir konkrečią pristatymo datą. Taip dar prieš projekto startą žinote jo ribas ir terminą.
Ar turime iš anksto pasiruošti visus duomenis?
Ne. Analizės metu įvertiname ir duomenų pasirengimą. Jeigu trūkstami ar nekokybiški duomenys trukdo automatizavimui, tai tampa viena iš rekomendacijų.
Ar turime žinoti, kokio DI sprendimo norime?
Ne. Būtent todėl ši analizė ir atliekama. Pradedame nuo jūsų proceso ir problemos, o technologiją parenkame vėliau.
Ar analizė skirta tik DI projektams?
Ne. Dažnai geriausias sprendimas būna paprasta automatizacija, sistemų integracija, proceso pertvarkymas arba esamos sistemos funkcionalumas. DI naudojame ten, kur jis turi aiškią paskirtį.
Ar įvertinate galimą ekonominį poveikį?
Taip, kai turime tam reikalingus duomenis. Vertiname dabartinę proceso apimtį, darbuotojų laiką, pasikartojimo dažnį, klaidų ar laukimo poveikį ir numatomą sprendimo sudėtingumą. Nenaudojame iš anksto sugalvotų ROI procentų.
Ar po analizės turime diegimą užsakyti iš Milios?
Ne. Parengtas veiksmų planas priklauso jums. Galite tęsti su Milios, savo IT komanda arba kitu partneriu.
Pamatykite, kur automatizavimas gali sukurti didžiausią vertę jūsų versle
Per pirmą pokalbį aptarsime jūsų situaciją, procesus ir tikslus. Jeigu matysime aiškų potencialą analizei, pasiūlysime tinkamą jos apimtį. Jeigu problema jau pakankamai aiški ir analizės nereikia, rekomenduosime iš karto pereiti prie sprendimo projektavimo. Jeigu DI ar automatizavimas nėra tinkamas sprendimas, pasakysime tai tiesiai.