Ar jūsų MVĮ tikrai pasirengusi dirbtiniam intelektui? 5 signalų sąrašas

Dirbtinis intelektas šiandien yra visur.

Vienur jis naudojamas laiškams rašyti, kitur – reklamai kurti, pasiūlymams ruošti, klientų užklausoms atsakyti, dokumentams tikrinti ar ataskaitoms analizuoti.

Todėl daug įmonių jaučia spaudimą: konkurentai kažką daro su dirbtiniu intelektu, darbuotojai naudoja ChatGPT, visi kalba apie automatizaciją, agentus ir produktyvumą. Atrodo, kad reikia kuo greičiau pradėti ir pas save.

Bet čia dažnai padaroma viena klaida.

Įmonė pradeda nuo įrankio, nors pirmiausia turėtų pradėti nuo savo veiklos.

Vien tik nusipirkti dirbtinio intelekto įrankį nereiškia, kad įmonė pradėjo efektyviai taikyti dirbtinį intelektą. Darbuotojas gali greičiau parašyti laišką ar pasiruošti pasiūlymo juodraštį, bet jeigu visa kita įmonėje lieka taip pat padrika, realios naudos verslas gali ir nepajusti.

Pavyzdžiui, jeigu klientų užklausos ateina per el. paštą, Facebook, Messenger, telefoną ir tiesiai vadovui, dirbtinis intelektas nepadės vien dėl to, kad atsirado pokalbių robotas.

Pirma reikia atsakyti į paprastus klausimus:

• Kur turi patekti kiekviena užklausa?
• Kas už ją atsako?
• Kokios informacijos reikia pasiūlymui paruošti?
• Kas priima sprendimą?
• Kaip matuojame, ar klientui atsakėme greičiau ir geriau?

Tik tada dirbtinis intelektas gali tapti realia proceso dalimi, o ne dar vienu įrankiu, kurį kiekvienas naudoja savaip.

Įmonės branda nėra apie amžių ar apyvartą

Kai kalbame apie įmonės brandą, nekalbame apie tai, kiek metų įmonė veikia, kiek turi darbuotojų ar kokią apyvartą generuoja.

Įmonės branda parodo, kiek įmonė gali veikti tvarkingai ir stabiliai net tada, kai vadovas nėra įsitraukęs į kiekvieną sprendimą.

Mažiau brandžioje įmonėje daug kas laikosi ant konkrečių žmonių.

Vienas darbuotojas žino, kur rasti informaciją. Kitas žino, kaip teisingai paruošti pasiūlymą. Vadovas atsimena, kas buvo sutarta su klientu. Naujam žmogui reikia ilgai aiškinti, kaip viskas veikia, nes proceso niekur nėra.

Brandesnėje įmonėje situacija kitokia.

Yra aiškiau, kaip vyksta darbas, kas už ką atsakingas, kur laikoma informacija ir pagal ką priimami sprendimai. Tokia įmonė gali greičiau augti, mažiau priklauso nuo pavienių žmonių ir lengviau diegia automatizaciją.

Dirbtinis intelektas čia nėra stebuklas. Jis tiesiog padeda greičiau atlikti darbą, kurį įmonė jau bent iš dalies moka atlikti tvarkingai.

1. Jūs aiškiai suprantate, kur įmonėje dingsta laikas

Pirmas signalas, kad įmonė jau gali pradėti galvoti apie dirbtinio intelekto taikymą – ji supranta, kur yra didžiausios problemos.

Ne „norime naudoti DI". O konkrečiai: „norime greičiau parengti pasiūlymus", „norime sumažinti rankinį užsakymų suvedimą" arba „norime trumpiau laukti atsakymo klientui".

• per ilgai ruošiame komercinius pasiūlymus;
• vadybininkai per daug laiko praleidžia atsakinėdami į panašias užklausas;
• darbuotojai ranka perkelia duomenis iš vienos sistemos į kitą;
• klientų informacija išmėtyta per kelias vietas;
• ataskaitos ruošiamos rankiniu būdu;
• daug laiko prarandama ieškant dokumentų, kainų ar ankstesnių susitarimų.

Jeigu įmonė gali įvardyti vieną ar du procesus, kurie labiausiai stabdo darbą, jau galima pradėti ieškoti sprendimo.

Pavyzdžiui, paslaugų įmonėje gali paaiškėti, kad pasiūlymo paruošimas užtrunka ne dėl to, kad darbuotojas lėtas. Problema gali būti ta, kad jis turi surinkti informaciją iš ankstesnių laiškų, kainoraščių, Excel failų ir kolegų.

Tokioje vietoje dirbtinis intelektas gali padėti. Bet tik tada, kai žinome, iš kur turi būti paimama informacija ir kaip turi atrodyti galutinis rezultatas.

2. Procesas nėra vien žmonių galvose

Jeigu paklaustumėte trijų darbuotojų, kaip vyksta klientų užklausos procesas, ar gautumėte tris vienodus atsakymus?

Jeigu ne, greičiausiai procesas dar nėra pakankamai aiškus.

Daugelyje mažų ir vidutinių įmonių darbas vyksta taip: kas pirmas pamato užklausą, tas ir atsako. Kas turi daugiau patirties, tas žino, kaip padaryti geriau. Kai atsiranda problema, visi klausia vadovo.

Tokioje situacijoje dirbtinis intelektas gali padėti pavieniams žmonėms, bet jo labai sunku normaliai įdiegti į visą procesą.

Pirmiausia reikia susitarti dėl bazinių dalykų:

• kokie yra proceso etapai;
• kokia informacija būtina kiekviename etape;
• kas atsakingas už sprendimą;
• kur registruojamas rezultatas;
• kada reikalingas žmogaus patvirtinimas.

Nebūtina turėti sudėtingų procedūrų ar dešimčių dokumentų.

Kartais užtenka vieno aiškaus proceso aprašymo: nuo užklausos gavimo iki galutinio pasiūlymo ar užsakymo įvykdymo.

3. Reikalinga informacija nėra išmėtyta po visą įmonę

Dirbtinis intelektas gali greitai surasti, apibendrinti, palyginti ar paruošti informaciją. Bet jis negali normaliai veikti, jeigu įmonė pati nežino, kur ta informacija yra.

Jeigu klientų istorija yra vieno darbuotojo el. pašte, kainoraštis – kitame Excel faile, sutartys – bendrame diske, o svarbiausi susitarimai – Messenger pokalbiuose, pirmas žingsnis nėra DI sprendimas.

Pirmas žingsnis yra susitvarkyti informaciją.

Tai nereiškia, kad būtina iš karto pirkti brangią ERP ar CRM sistemą. Kartais užtenka pradėti nuo vienos bendros vietos, kur registruojamos užklausos, klientai, pasiūlymai ar dokumentai.

Svarbu, kad informacija būtų:

• randama;
• aktuali;
• suprantama;
• naudojama vienodai visų darbuotojų.

Tik tada galima galvoti apie DI asistentą, kuris padeda ruošti pasiūlymus, atsako į klausimus pagal įmonės dokumentus ar automatiškai klasifikuoja užklausas.

4. Yra žmogus, kuris gali priimti sprendimus

Dirbtinio intelekto diegimas dažnai nepavyksta ne dėl technologijų.

Jis nepavyksta todėl, kad nėra žmogaus, kuris už jį atsakingas.

Vienas darbuotojas pabando ChatGPT. Kitas pasidaro automatizaciją. Trečias nusiperka kitą įrankį. Visi kažką bando, bet niekas neatsako už bendrą rezultatą.

Todėl įmonėje turi būti žmogus, kuris gali pasakyti:

• kurį procesą tvarkome pirmiausia;
• ko siekiame;
• kas dalyvaus;
• kokius duomenis galime naudoti;
• kaip patikrinsime rezultatą;
• ar sprendimą verta plėsti.

Tai nebūtinai turi būti IT vadovas ar programuotojas.

Dažnai tinkamiausias žmogus yra proceso savininkas: pardavimų vadovas, projektų vadovas, gamybos vadovas, administracijos vadovas ar pats įmonės savininkas.

Svarbiausia, kad jis gerai suprastų realų darbą ir galėtų priimti sprendimus.

5. Įmonė pasiruošusi keisti ne tik įrankį, bet ir darbo būdą

Čia yra svarbiausias momentas.

Dirbtinis intelektas beveik visada pakeičia ne tik įrankį, bet ir pačią darbo eigą.

Jeigu anksčiau darbuotojas nuo nulio ruošdavo pasiūlymą, po DI diegimo jis gali pirmiausia gauti juodraštį, tada jį patikrinti, papildyti ir patvirtinti.

Jeigu anksčiau klientų užklausos buvo rūšiuojamos ranka, po automatizacijos sistema gali jas suskirstyti pagal temą, prioritetą ar klientą, o darbuotojas peržiūrėti tik sudėtingesnius atvejus.

Jeigu anksčiau ataskaitai paruošti reikėdavo kelių valandų, DI gali per kelias minutes surinkti pirminį variantą, bet žmogus vis tiek turi patikrinti skaičius ir priimti sprendimą.

Todėl prieš diegiant svarbu sutarti, kaip atrodys naujas procesas.

Kas ką darys? Kur žmogus tikrins rezultatą? Ką daryti, jeigu DI pateikia neteisingą informaciją? Kaip suprasime, ar sprendimas tikrai sutaupė laiko?

Jeigu įmonė pasiruošusi atsakyti į šiuos klausimus, ji jau yra daug arčiau realios DI naudos.

Ką daryti, jeigu dar nesate pasiruošę?

Tai nėra bloga žinia.

Daug įmonių nėra pasiruošusios iš karto diegti sudėtingų DI sprendimų. Ir joms to dabar net nereikia.

Dažnai didžiausia nauda atsiranda ne nuo brangaus sprendimo, o nuo paprastų dalykų:

• susitvarkyti klientų užklausų kelią;
• standartizuoti pasiūlymų ruošimą;
• centralizuoti dokumentus;
• aprašyti svarbiausią procesą;
• suprasti, kur darbuotojai praranda daugiausia laiko;
• pasirinkti vieną procesą pirmam pilotui.

Mažai įmonei dažniausiai nereikia pradėti nuo sudėtingo DI projekto.

Reikia pradėti nuo vieno proceso, kuriame dabar daug rankinio darbo, chaoso ar pasikartojančių klausimų.

Nuo ko pradėti praktiškai?

Pradėkite ne nuo klausimo:

„Kokį DI įrankį mums nusipirkti?"

Pradėkite nuo klausimo:

„Kuriame procese šiandien prarandame daugiausia laiko, pinigų arba klientų?"

Tada išanalizuokite tą procesą.

Pažiūrėkite, kur stringa informacija, kur žmonės daro tą patį ranka, kur vadovas tampa butelio kakliuku ir kur dažniausiai atsiranda klaidos.

Tik tada galima nuspręsti, ar ten reikia dirbtinio intelekto, paprastos automatizacijos, naujos sistemos, aiškesnės tvarkos ar visų šių dalykų kartu.

Dirbtinis intelektas gali padėti įmonei augti greičiau, aptarnauti klientus geriau ir sumažinti rankinį darbą.

Bet jis geriausiai veikia tada, kai įmonė pirmiausia supranta savo procesus.

Pirmas žingsnis nėra DI įrankis. Pirmas žingsnis yra aiškumas, kaip šiandien veikia jūsų įmonė.